Dari rekap manual tiga pabrik yang telat 2-3 hari, jadi laporan direksi siap tiap Senin pagi dengan data semalam

Tiap pabrik mencatat data operasional hariannya sendiri: output produksi, downtime mesin, dan tingkat reject dituliskan staf PPIC ke spreadsheet masing-masing, tapi istilah dan formatnya tidak seragam. Pabrik Bandung menyebutnya reject, Sukabumi menulis NG, Semarang memakai istilah cacat, downtime dicatat dalam menit di satu pabrik dan jam di pabrik lain, dan hanya pabrik Bandung yang datanya sebagian sudah tersambung ke Accurate untuk urusan stok. Setiap Senin pagi, dua staf finance di kantor pusat harus meminta file mingguan dari ketiga pabrik lewat email dan grup WhatsApp, menunggu yang paling lambat kirim, baru kemudian menyalin dan menyesuaikan format itu satu per satu ke satu rekap gabungan.

Karena proses penyesuaian format ini memakan waktu, laporan gabungan baru benar-benar selesai hari Rabu atau bahkan Kamis, padahal rapat tinjauan operasional direksi rutin digelar Rabu pagi. Beberapa kali materi yang dipresentasikan masih berupa data sementara karena file dari Semarang datang terlambat akibat kendala jaringan di lokasi pabrik, dan angkanya baru direvisi setelah rapat selesai. Situasi ini beberapa kali memunculkan pertanyaan dari direksi soal angka mana yang benar antara yang dipresentasikan dan yang direvisi belakangan, yang lama-lama menurunkan kepercayaan terhadap laporan itu sendiri.

Karena data yang sampai ke direksi sudah berumur 4 sampai 5 hari, ketika ada masalah di tengah minggu seperti mesin rusak atau lonjakan reject di satu pabrik, direksi baru melihatnya di laporan minggu berikutnya, saat dampaknya sudah berjalan hampir seminggu penuh. Di sisi lain, dua staf finance menghabiskan sekitar 14 jam per minggu hanya untuk menyalin dan menyesuaikan angka dari ketiga pabrik, waktu yang sebetulnya bisa dipakai untuk menganalisis tren produksi, dan beban ini diperkirakan akan makin berat begitu perusahaan menambah lini produksi baru.

Tahap Discovery diisi dengan mengikuti langsung siklus penyusunan laporan mingguan selama dua kali putaran penuh di ketiga pabrik, mengumpulkan sampel spreadsheet produksi dari Bandung, Sukabumi, dan Semarang, serta mewawancarai 3 staf PPIC dan 2 staf finance kantor pusat. Dari sini terlihat bahwa di balik istilah dan format yang berbeda-beda, ketiga pabrik sebenarnya mencatat metrik inti yang sama: output harian, downtime beserta alasannya, tingkat reject, dan stok barang dalam proses.

Pada tahap Audit & desain, keputusan yang diambil adalah tidak memaksa ketiga pabrik pindah ke satu template spreadsheet seragam sekaligus, karena staf PPIC sudah terbiasa dengan format masing-masing dan perubahan mendadak berisiko mengganggu pencatatan harian di lantai produksi. Sebagai gantinya, dirancang skema pemetaan data yang membaca spreadsheet tiap pabrik apa adanya, menerjemahkan nama kolom dan satuan yang berbeda ke satu format standar, dan menandai bagian yang tidak bisa dipetakan otomatis untuk dicek manual daripada ditebak begitu saja. Struktur laporan juga sengaja dibuat mengikuti persis format deck yang sudah biasa dipresentasikan ke direksi, supaya tidak ada yang perlu belajar cara membaca laporan baru.

Selama Build, sistem dibangun untuk menarik data dari Google Sheets tiap pabrik dan dari Accurate untuk data stok pabrik Bandung secara terjadwal tiap Minggu malam, memetakan format berbeda-beda ke skema standar, menandai angka yang janggal seperti lonjakan reject di luar kewajaran, lalu menyusun laporan otomatis dalam format yang sudah ada. Pada tahap UAT, laporan otomatis dijalankan berdampingan dengan rekap manual untuk satu putaran laporan mingguan penuh, tiap angka dibandingkan satu per satu, dan ditemukan pabrik Semarang mencatat downtime dengan cara berbeda saat pergantian shift, sehingga pemetaan data disesuaikan sebelum dipakai penuh.