Dari 4-5 hari menyaring ratusan CV manual jadi daftar kandidat siap wawancara dalam sehari: rekrutmen volume tinggi tidak lagi jadi titik macet

PT Cipta Tenaga Prima memasok tenaga kerja outsourcing untuk lebih dari 20 klien aktif di Jabodetabek, mulai dari operator produksi pabrik makanan, picker dan checker gudang e-commerce, sampai pramuniaga ritel musiman. Permintaan klien datang hampir setiap minggu dengan tenggat ketat, rata-rata 35-50 posisi harus terisi tiap bulan dari berbagai klien sekaligus, masing-masing dengan kriteria berbeda: batas usia, domisili dekat lokasi kerja, kelengkapan SIM atau sertifikat tertentu, sampai riwayat pengalaman shift.

Setiap lowongan dibuka lewat grup WhatsApp komunitas pencari kerja, poster di media sosial, dan form Google, sehingga dalam 2-3 hari pertama satu lowongan bisa menerima 150 sampai 300 lamaran sekaligus. Sebagian besar masuk sebagai foto CV lewat WhatsApp dengan kualitas dan format yang beragam, sebagian lagi lewat email dengan lampiran PDF, dan tidak ada satu tempat yang menyatukan semuanya. Tim rekrutmen yang hanya tiga orang harus membuka satu per satu, mencatat data ke Excel, lalu mencocokkan manual dengan kriteria posisi yang diminta klien, pekerjaan yang menghabiskan hampir separuh jam kerja mereka setiap hari.

Karena keterbatasan waktu, staf rekrutmen sering hanya sempat membuka lamaran yang masuk di hari-hari pertama, sementara lamaran yang datang belakangan, termasuk yang sebenarnya lebih memenuhi kriteria, menumpuk tidak terbaca sampai lowongan ditutup. Beberapa klien besar dengan tenggat ketat, misalnya pabrik yang butuh 15 operator produksi dalam waktu seminggu untuk musim produksi tinggi, beberapa kali menegur karena posisi belum terisi penuh saat tenggat tiba, padahal jumlah pelamar sebenarnya lebih dari cukup, hanya belum sempat disaring semuanya.

Tahap Discovery diisi dengan memetakan seluruh kanal lamaran yang dipakai: grup WhatsApp komunitas pencari kerja, form Google, dan email langsung dari kandidat. Tim prosesaja.ai juga mengumpulkan kriteria seleksi dari 10 lowongan aktif terakhir untuk melihat langsung variasinya, mulai dari batas usia dan domisili sampai syarat khusus seperti SIM B1 untuk posisi driver atau tinggi badan minimum untuk pramuniaga, serta mengikuti satu siklus penyaringan penuh bersama staf rekrutmen untuk mencatat di titik mana waktu paling banyak terbuang.

Pada tahap Audit & desain, keputusan utamanya adalah tidak mengubah cara kandidat melamar, WhatsApp dan form Google tetap dipakai karena sudah dikenal luas oleh pencari kerja di area operasional, melainkan menyambungkan semua kanal itu ke satu sistem penyaring di belakang layar. Model AI pembaca dokumen dipakai untuk mengekstrak data dari foto CV, PDF, dan teks lamaran WhatsApp, termasuk data yang sering ditulis tidak rapi seperti riwayat kerja dan domisili, lalu menormalkannya ke format yang seragam di satu database.

Setiap lowongan diberi profil kriteria sendiri sesuai permintaan klien, seperti bobot untuk kedekatan domisili dengan lokasi kerja, kelengkapan dokumen wajib, dan kesesuaian pengalaman kerja sebelumnya, lalu sistem meranking seluruh kandidat yang masuk dan menyerahkan daftar 15-20 kandidat teratas ke recruiter untuk langsung dijadwalkan wawancara. Recruiter tetap memegang keputusan akhir, sistem hanya mempercepat bagian menyaring dan mengurutkan, bukan menggantikan wawancara atau keputusan menerima kandidat.

Tahap Build dan UAT dijalankan berdampingan dengan proses lama pada beberapa lowongan sungguhan agar staf rekrutmen bisa membandingkan hasil ranking sistem dengan penilaian manual mereka. Dari situ ditemukan pola bahwa kandidat dengan domisili jauh dari lokasi kerja klien punya kecenderungan mengundurkan diri menjelang hari pertama kerja setelah diterima, sehingga bobot kedekatan domisili dinaikkan dalam formula skoring, sesuatu yang sebelumnya hanya jadi intuisi staf senior dan belum pernah dihitung secara konsisten.