Dari rekap manual 2-3 hari jadi tabel perbandingan otomatis dalam hitungan jam: pengadaan tidak lagi menahan jadwal produksi

Tim pengadaan PT Cipta Komponen Presisi hanya berjumlah 3 staf, menangani lebih dari 30 supplier aktif untuk bahan baku seperti biji plastik, lembaran logam, dan komponen bantu lain. Untuk pembelian bahan baku kritis, RFQ dikirim ke 8-10 supplier sekaligus lewat email, dan balasan datang dalam format yang berbeda-beda: sebagian PDF resmi, sebagian teks polos di badan email, sebagian lagi lampiran Excel dengan struktur masing-masing supplier. Staf pengadaan harus membuka satu per satu email itu lalu menyalin harga, minimum order quantity, dan lead time ke satu tabel Excel perbandingan secara manual.

Setelah tabel perbandingan jadi, keputusan pembelian masih harus disetujui manajer pengadaan, dan untuk nilai di atas ambang tertentu, diteruskan lagi ke manajer pabrik. Proses ini berjalan lewat WhatsApp: staf memfoto atau mengirim tangkapan layar tabel Excel, lalu menunggu komentar dan persetujuan yang sering tercecer di antara pesan lain. Tidak ada catatan resmi siapa menyetujui apa dan kapan, sehingga saat audit internal menanyakan alasan pemilihan supplier tertentu, staf harus menggali ulang riwayat chat WhatsApp yang sudah berbulan-bulan lalu.

Dampaknya terasa langsung ke produksi. Beberapa kali dalam setahun, lini produksi harus menunggu kedatangan resin atau bahan logam karena proses pengadaan yang lambat membuat keputusan pembelian baru diambil mendekati tanggal stok kritis, padahal ada supplier dengan penawaran dan lead time lebih baik yang sebenarnya sudah masuk sejak awal namun belum sempat dibandingkan karena antrean rekap manual.

Tahap Discovery diisi dengan memetakan alur RFQ ke lebih dari 30 supplier aktif, mengumpulkan sampel email penawaran tiga bulan terakhir untuk melihat langsung variasi formatnya, mulai dari PDF resmi, teks polos, sampai lampiran Excel dengan struktur berbeda-beda antar supplier. Tim prosesaja.ai juga mengikuti proses rekap satu RFQ penuh bersama staf pengadaan untuk mencatat di titik mana waktu paling banyak terbuang.

Pada tahap Audit & desain, keputusan utamanya adalah tidak mengganti kebiasaan email yang sudah dipakai puluhan supplier selama bertahun-tahun, melainkan menyambungkannya ke sistem pembaca otomatis di belakang layar. Dibuatkan satu inbox pengadaan khusus yang menerima semua balasan RFQ, lalu model AI pembaca dokumen mengekstrak harga per satuan, MOQ, lead time, dan termin pembayaran dari isi maupun lampiran email, menormalkan satuan yang berbeda seperti harga per kilogram versus per pcs, sebelum disusun ke tabel perbandingan per RFQ.

Alur approval dirancang ulang menjadi berjenjang dan tercatat: rekomendasi dari staf pengadaan, persetujuan manajer pengadaan, lalu manajer pabrik untuk nilai di atas ambang yang disepakati bersama. Setiap langkah approval punya audit log berisi siapa, kapan, dan catatan alasan, sementara WhatsApp Business API tetap dipakai tapi hanya sebagai pengingat singkat dengan tautan ke halaman approval, bukan tempat diskusi keputusan itu sendiri.

Tahap Build dan UAT dijalankan berdampingan dengan proses lama selama beberapa RFQ sungguhan agar staf pengadaan bisa membandingkan langsung hasilnya. Dari situ ditemukan kasus supplier yang menawar dalam mata uang atau satuan berbeda dari kebanyakan, sehingga ditambahkan opsi koreksi manual bagi staf pengadaan untuk membetulkan hasil bacaan AI sebelum tabel dikunci dan dikirim ke approval.