Dari rata-rata 2 hari jadi 5 jam: quotation berhenti jadi titik macet penjualan

Permintaan penawaran datang dari purchasing pabrik lewat WhatsApp dan email, sering berupa foto komponen yang sudah aus, nomor part OEM yang harus dicocokkan ke beberapa merek pengganti, atau gambar teknik dalam format PDF. Staf admin quotation di PT Andalan Teknik Persada harus membuka katalog dari belasan supplier, mengecek stok, dan membandingkan harga dari price list yang update-nya tidak selalu bersamaan. Untuk permintaan dengan banyak item, satu quotation bisa memakan waktu 1 sampai 3 hari kerja sebelum sampai ke tangan pembeli.

Aturan margin berbeda untuk tiap kategori part: consumable seperti sabuk dan filter punya margin standar, part kritis yang jarang tersedia di pasar punya margin lebih tinggi, sementara part indent yang harus dipesan dari luar negeri harus memperhitungkan kurs dan waktu kirim. Karena dihitung manual di spreadsheet dan dikejar tenggat, staf sering memakai margin flat untuk semua kategori. Hasilnya, dari pengecekan internal, sekitar 1 dari 6 quotation yang terkirim marginnya di bawah target, sementara sebagian lain justru kemahalan dan kalah bersaing.

Purchasing pabrik biasanya meminta penawaran pembanding dari 2 sampai 3 supplier sekaligus, dan yang datang lebih dulu punya peluang menang lebih besar. Ketika quotation baru selesai di hari kedua atau ketiga, pembeli sering sudah menerima penawaran dari kompetitor. Dari data tiga bulan sebelum proyek ini berjalan, sekitar 18% permintaan yang masuk berakhir tanpa tindak lanjut karena responsnya keburu telat, sementara tim admin yang cuma tiga orang sudah rutin lembur di akhir bulan untuk mengejar backlog.

Tahap Discovery diisi dengan tim prosesaja.ai ikut langsung proses quotation berjalan selama beberapa hari, mengambil sampel sekitar 45 permintaan dari dua bulan terakhir untuk memetakan pola: jenis part apa yang paling sering diminta, format permintaan yang paling umum, dan di titik mana waktu paling banyak terbuang. Dari sini terlihat mayoritas waktu habis di pencarian dan pencocokan harga, bukan di penulisan dokumen quotation itu sendiri.

Pada tahap Audit & desain, keputusan utamanya adalah memetakan seluruh part ke kategori margin (consumable, part kritis, part indent/impor) bersama manajemen, lalu merancang alur pembacaan permintaan apa pun bentuknya yang biasa masuk: teks WhatsApp, lampiran PDF gambar teknik, atau foto part dengan nomor part yang masih terbaca. Sistem dirancang mengekstrak daftar item dan jumlahnya, mencocokkan ke basis harga terpusat berisi harga beli terbaru per supplier, lalu menerapkan aturan margin sesuai kategori sebelum menyusun draf quotation dalam format yang sama dengan yang biasa dipakai PT Andalan Teknik Persada.

Staf admin sengaja tetap jadi pemeriksa terakhir sebelum quotation dikirim, karena ada kasus yang tidak bisa diserahkan sepenuhnya ke sistem, misalnya part yang belum ada di basis harga atau nomor part dari foto yang kurang jelas. Basis harga dan aturan margin juga dibuat bisa diubah staf sendiri lewat spreadsheet yang tersinkron ke sistem, bukan ditanam di kode, supaya tim bisa menyesuaikan begitu ada perubahan harga dari supplier. Selama tahap Build dan UAT, sistem dijalankan berdampingan dengan proses manual selama beberapa hari, dan setiap draf yang meleset dicatat untuk memperbaiki aturan pencocokan sebelum dipakai penuh.